1. Så behandlar FDVhuset AS personupplysningar

Personupplysningar är information som kan knytas direkt eller indirekt till dig som person, till exempel namn, mobilnummer och e-postadress. FDVhuset skyddar din integritet enligt gällande lagar och regler som databehandlare.

Genom att gå in på, hämta information från, och/eller använda tjänster i våra system ger du ditt samtycke till vår personvärnförklaring.

FDVhuset följer norsk personvärnlagstiftning, och både lösningar och lagring utförs på ett sätt som tillfredsställer stränga krav om säkerhet. Vi följer de juridiska kraven i GDPR som regleras i EU-fordringen (EU) nr. 2016/679.

2. Vilka data registrerar vi?

FDVhuset samlar bara in information som registeransvarig själv registrerar genom att använda våra tjänster. När registeransvarig skapar en användare i systemet registreras bland annat kontaktinformation. Det kan till exempel vara namn, ort, telefonnummer, e-postadress, yrke, bild och vilken roll du har i din organisation.

I vår hyresmodul kan registeransvarig registrera hyresgäster och koppla dem till hyresavtal. För hyresgäster kan det registreras information som namn, e-post, födelsedatum, personnummer, adress, fakturaadress, telefonnummer, faktura e-post, god man, information enligt §11, företagstillhörighet, särskilda önskemål och behov.

Denna information lagras i vår databas för att tillhandahålla eller säkerställa leverans av tjänsten beställd av våra kunder. Det förs också loggdata globalt i lösningen där syftet är att skydda datasäkerhet och dataintegritet. Informationen inkluderar användarinformation och tidpunkt för ändring.

Vi sparar också information när du kontaktar oss, till exempel när du skickar en e-post eller meddelande till vårt kundcenter så att vi kan svara på dina frågor.

3. Dina rättigheter

Som registeransvarig kan du praktisera dina rättigheter genom att skicka en e-post till oss som databehandlare till Du har rätt till svar utan onödigt dröjsmål senast inom 30 dagar. 

Tillgång till egen information
Du kan be om kopia av all information vi behandlar om dig.

Korrigering av personupplysningar
Du kan be oss rätta eller komplettera information som är felaktiga eller missvisande.

Radering av personlig information
I givna situationer kan du be oss radera information om dig själv.

Begränsning av behandlande av personupplysningar
I några situationer kan du också be oss begränsa behandlandet av information om dig.

Protestera mot behandlande av personupplysningar
Om vi behandlar information om dig med utgångspunkt i våra uppgifter eller utifrån en avvägning av intresse, har du rätt att protestera på vår behandling av information om dig.

Dataportabilitet
Om vi behandlar information om dig med utgångpunkt i samtycke eller kontrakt, kan du be oss om att överföra informationen om dig till dig eller till annan registeransvarig.

Delning
Vi delar inte dina personupplysningar med andra.

Du kan klaga på vår behandling av personupplysningar
Vi hoppas du säger ifrån om du menar att vi inte håller reglerna i Personuppgiftslagen. Ta kontakt med . Du kan också klaga över vår behandling av personupplysningar. Det gör du till Datainspektionen.

4. Informationskapslar

Informationskapslar (cookies) är små textfiler som placeras på din dator när du laddar ner en hemsida. FDVhuset använder informationskapslar för att olika tjänster i FAMAC/DirekteInn ska kunna fungera. Utgångspunkten för detta är Personvernforordningen artikkel 6 nr 1 f) som tillåter oss att behandla information som är nödvändiga för att ta tillvara ett berättigat intresse som väger tyngre än hänsynen till den enskildas personvärn. Det berättigade intresset är att få tjänster i FAMAC/DirekteInn att fungera.

Lagring av information och behandling av information från cookies är inte tillåtet om inte användaren av hemsidan både har blivit informerad om och har givit samtycke till behandlingen. Användaren ska få veta om och godkänna vilken information som behandlas, vad föremålet med behandlingen är och vem som behandlar informationen, jf. ekomloven § 2-7b. Detta görs i användarens webbläsare.

Följande informationskapslar används av oss:

PHPSESSID
Används för att hålla användaren inloggad i FAMAC.
Varighet: tills hemsidesessionen avslutas.

rememberme
Används för att spara inloggningsdetaljer som webbläsaren automatiskt kan använda för att logga in på FAMAC automatiskt (valfritt, genom ”komihåg mig”-avkryssningen på inloggningsskärmen.
Varighet: varar i 30 dagar.

switchedBuilding
Används för att visa pop-up när man byter byggnad i rengöringsmodulen.
Varighet: varar i 1 minut.

5. Vad registreras när du kontaktar oss?

Telefon
När du ringer oss, kommer ditt telefonnummer att lagras tillsammans med information om när du ringde och hur länge samtalet pågick i vår telefoncentral. Dessutom har anställda en översikt över de sista anropen på sina telefoner. Om en sak inte kan lösas med hjälp av ett telefonsamtal, kan det bli skrivet ett notat som journalförs i vårt supportsystem Zendesk för att kunna följa upp kunden önskan/utmaning. Det görs inga övriga systematiska registreringar av telefonsamtal, där inringaren kan identifieras. Behandlingsgrundlaget för detta är personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillåter oss att behandla information som är nödvändiga för att ta tillvara ett berättigat intresse som väger tyngre än hänsynen till den enskildas personvärn. Det berättigade intresset är att administrera och sköta telefonsystemet.

E-post
Vi använder TLS-kryptering för att säkra vår e-postkommunikation. De flesta e-posttjänster stödjer detta, och din e-postkommunikation med oss är då säkrad. Vi ber ändå om att du inte sänder sensitiva personupplysningar eller beskyddandevärd information per e-post, då vi inte kan garantera att din e-postleverantör stödjer TLS. Vi skannar all in- och utgående e-post för virus och skadevara. Behandlingsgrundlaget för detta är personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillåter oss att behandla information som är nödvändiga för att ta tillvara ett berättigat intresse som väger tyngre än hänsynen till den enskildas personvärn.

Meddelande via kundservice i FAMAC
Vi har en kundservicefunktion i FAMAC-systemet där man kan sända meddelanden till support. Detta finner du på sidan för kundsupport nere till höger. Meddelanden som skickas via FAMAC lagras i vårt supportsystem Zendesk. Det kan också skickas e-post direkt til Zendesk. Behandlingsgrundlaget för detta är personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillåter oss att behandla information som är nödvändiga för att ta tillvara ett berättigat intresse som väger tyngre än hänsynen till den enskildas personvärn.

6. Information om anställda och jobbsökare

Anställda
FDVhuset behandlar information om anställda för att administrera lön och arbetsförhållanden. Det registreras nödvändig information för utbetalning av lön, till exempel grundläggande data, lönenivå, tidregistrering, skatteprocent, skattekommun och fackföreningstillhörighet. Annan information om anställda är knuten till en persons arbetsinstruktioner och tillrättaläggning av personens arbete. Behandlingsgrundlaget för detta är personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), behandlandet är nödvändigt för att uppfylla ett avtal den registrerade är del av.

Dessutom registreras information i förhållande till nyckeladministration och information om tillgångsstyraning i IT-systemet. Upplysningarna hämtas från de anställda. Upplysningarna lämnas endast ut i förbindelse med löneutbetalningar och andra lagpliktiga utlämningar. Raderingsrutiner för personupplysningar följer bokföringslagen och arkiveringslagen. Information om namn, anställning och arbetsområde anses vara offentlig information och kan publiceras på våra hemsidor. Alla tidigare och nuvarande anställda har en personmapp i vårt arkivsystem som bara administrerande ledare har tillgång till. Här arkiveras/förvaras bland annat jobbansökan. Personmappar rensas när arbetsförhållandet tar slut.

Jobbsökare
Om du söker jobb hos FDVhuset behöver vi behandla information om dig för att bedöma din ansökan. Behandlingsgrundlaget för detta är personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), behandlandet är nödvändigt för att uppfylla ett avtal den registrerade är del av, eller för att genomföra åtgärder på uppfordran från den registrerade innan avtal ingås. Om din ansökan innehåller särskilda kategorier ar personupplysningar är vårt behandlingsgrundlag personvernforordningen artikkel 9 nr.2 b) og h).

Alla jobbansökningar sparas i administrativ ledares arkivsystem och makuleras när dessa inte längre är relevanta.

7. Informationssäkerhet och databehandlare i FDV-huset

Loggföring
FDVhuset har allmänna säkerhetsloggar i systemen, och säkerhetsansvarig har blivit tilldelad ansvaret för detta. Det är de anställdas användande av systemet som blir registrerat. Behandlingsgrundlaget för detta är personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillåter oss att behandla information som är nödvändiga för att ta tillvara ett berättigat intresse som väger tyngre än hänsynen till den enskildas personvärn. Det berättigade intresset är att säkra kontrollmyndighetens IT-infrastruktur.

FDVhusets användning av databehandlare
FDVhuset AS förpliktar sig att försäkra sig om att underleverantörer uppfyller samma avtalsenliga och juridiska skyldigheter som databehandlare. Vi har ingått databehandlaravtal med alla våra underleverantörer.

Om vi använder underleverantörer eller andra som normalt inte är anställda hos oss, ska registeransvarig informeras innan behandlingen av personupplysningar påbörjas. Om registeransvarig motsätter sig ny användning eller byte av underleverantör har parterna rätt att säga upp avtalet från dagen för underleverantörens behandling.

FDVhuset använder sig av följande underleverantörer vid behandling av personupplysningar:

• Rocket Science Computer Services AS, Østerdalsgata 1 K, 0658 Oslo
  • Drift og underhåll av servers och linjer
• DHO IT, Markveien 17A, 8402 Sortland
  • Utveckling av FAMAC-app. Testning.
• Zendesk Inc., 1019 Market Street, San Francisco, CA 94103, USA
  • Kundsupport mot systemets användare
• Copper Inc., 301 Howard Street #600, San Francisco, CA 94105, USA
  • Kunduppföljning, CRM
• Atlassian/JIRA, 1098 Harrison St, San Francisco, CA 94103 USA
  • Utveckling av FAMAC og DirekteInn
• Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043, USA
  • E-post, dokumentlagring och kalender