Avvikshåndtering handler om langt mer enn løse takrenner og mangelfullt brannvern. Også HMS-området genererer avvik som er rammet inn av lovverk og kjøreregler med tøffe konsekvenser, der man raskt får problemer uten et skikkelig avvikssystem.
Et slikt system har selskapet Compilo AS i drift hos 260 kommuner, i tillegg til fylkeskommuner, statsforvaltere og direktorater. Over 300 000 ansatte bruker systemet til å melde fra om alt fra feilmedisinering av pasienter til arbeidsuhell og mobbesaker.
Følges opp
Compilos system sørger for automatisk flyt til den ansvarlige lederen, med innebygde frister for oppfølging, slik at meldinger om avvik ikke stanser opp. Dersom saken ikke følges opp innen lovens frister, går saken videre til neste ledd, om så helt til kommunalsjefen eller ordførerens bord.
Blir saken løst, gir systemet beskjed til både melderen og lederen, uten behov for eposter og telefoner.
Én innlogging
Selskapets programvare har også mulighet for innmelding av byggtekniske forhold, men denne har ikke hatt den samme automatiserte flyten eller lave terskelen som HMS-systemet.
Her kom FDVhuset inn som en naturlig samarbeidspartner, og gjennom integrasjon mot Compilo får nå brukeren én innlogging og den samme lave terskelen for rapportering av alle typer avvik.
Rett beskjed til rett instans
Daglig leder i Compilo AS, John Tonheim beskriver samarbeidet som en aldri så liten revolusjon for kundene.
– Koblingen mot FDVhuset er veldig interessant, for nå slipper brukerne å tenke på om avviket de melder inn skal til vaktmesteren, virksomhetslederen eller noen andre. Nå kan de melde direkte i kvalitetssystemet, og så sorteres det deretter til rette vedkommende. Alt går i rett linje, og det er lederen som tar stilling til om problemstillingen sorterer under byggteknisk, HMS eller kanskje begge deler.
Se sammenhengene
Ofte henger ting sammen, så når organisasjonen nå kan samkjøre statistikk vil man på overordnet nivå lettere se sammenhengene mellom byggteknikk og mennesker.
– Gjennom statistikk får lederne se hva man har hatt av avvik på det og det bygget, og hvordan de må budsjettere for å ta vare på det. Men nå kan de samtidig se at det kanskje er masse HMS-avvik på det samme bygget. Nå kan de planlegge og se sammenhenger mellom ulike faktorer på en ny måte, sier Tonheim.
En ny vår
– Man kan for eksempel koble inn vernerunder, og gi dem en systematisk oppfølging som ivaretar dataene på en bedre måte. Slike runder går ofte på fysiske ting som branndører, rømningsveier og andre bygningsmessige forhold. Men nå kan kommunene begynne å se den sammenhengen mellom bygg og mennesker de har etterspurt tidligere.
Han sier FDVhusets system FAMAC senker brukernes terskel for å melde inn data, slik at dataflyten blir en del av organisasjonens naturlige «økosystem».
– Nå får vi til det samme på kommunal-teknikk som vi får på helse. Så dette blir en ny vår for kommunene som bruker vårt system, sier Tonheim entusiastisk.
På høy tid
– Det er i grunnen rart at verden måtte komme til år 2021 før dette ble mulig?
Dere sparker inn åpne dører her?
– Ja, vi sparker absolutt inn åpne dører, for dette har kommunene ønsket seg lenge. Utfordringen er at de har sittet med styringsdata fra ulike systemer, men manglet løsningen for å sette det sammen, sier Tonheim.
Modning
Han mener dette fremstår som et godt eksempel på leverandørdrevet innovasjon.
– Sammen med FDVhuset kan vi gjøre håndteringen av data strømlinjeformet til en mye lavere kostnad enn om kommunene skulle laget egne løsninger.
Den tekniske utviklingen, med enklere integrasjon mellom ulike tjenester er også en del av forklaringen på hvorfor det har blitt naturlig for leverandørene å ta initiativ for å møte kundenes behov.
– Det har vært en modning blant oss leverandører der vi har kommet til at vi skal være gode på det vi er gode på, og spisse kompetansen der istedenfor å konkurrere.
Han er svært fornøyd med erfaringene de har gjort med FDVhuset.
– Vi har samarbeidet med mange ulike leverandører på ulike fagområder, og har svært gode erfaringer med FDVhuset.
De er veldig foroverlente og løsningsorienterte, så jeg tror vi har en spennende fremtid foran oss. Kommunene kan se frem til dette, lover John Tonheim i Compilo AS.