1. Näin FDVhuset AS käsittelee henkilötietojasi

Henkilötietoja ovat tiedot, jotka voidaan liittää suoraan tai välillisesti sinuun henkilönä. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi nimi, matkapuhelinnumero ja sähköpostiosoite. FDVhuset noudattaa tietojen käsittelijänä kaikkia kulloinkin voimassa olevia yksityisyyttäsi suojaavia lakeja ja määräyksiä.

Käyttämällä FDVhusetin järjestelmiä, hakemalla niistä tietoja ja/tai käyttämällä niihin liittyviä palveluja hyväksyt tämän tietosuojakäytännön.

FDVhuset noudattaa Norjan tietosuojalainsäädäntöä, ja henkilötietojen käsittelyyn käytetyt ratkaisut ja tietojen säilytys täyttävät tiukat turvallisuusvaatimukset. Noudatamme Euroopan parlamentin ja neuvoston tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679.

2. Millaisia henkilötietoja käsittelemme?

FDVhuset kerää ainoastaan sellaisia tietoja, jotka rekisterinpitäjä itse rekisteröi käyttäessään palvelujamme. Kun rekisterinpitäjä luo käyttäjän järjestelmässä, hän rekisteröi muun muassa käyttäjän yhteystiedot. Rekisteröitäviä tietoja voivat olla esimerkiksi nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ammatti, valokuva ja rooli käyttäjän omassa organisaatiossa.

Vuokramoduulissa rekisterinpitäjä voi rekisteröidä vuokralaisia ja liittää heidät vuokrasopimuksiin. Vuokralaisten kohdalla voidaan rekisteröidä tietoja, kuten nimi, sähköpostiosoite, syntymäaika, henkilötunnus, osoite, laskutusosoite, puhelinnumero, laskutuksen sähköpostiosoite, holhooja, pykälän § 11 mukaiset tiedot, suhde yritykseen sekä erityistarpeet ja -toiveet.

Nämä tiedot tallennetaan tietokantaamme, jotta voimme tarjota tai toimittaa asiakkaamme tilaaman palvelun. Ne tallennetaan myös globaaleihin lokitietoihin tietoturvan ja tietojen eheyden varmistamiseksi. Nämä tiedot sisältävät tiedot käyttäjästä sekä muokkausajankohdan.

Tallennamme tietoja myös silloin, kun otat meihin yhteyttä, esimerkiksi lähettäessäsi sähköpostiviestin tai tekstiviestin asiakaspalveluun, jotta voimme vastata kysymyksiisi.

3. Sinun oikeutesi

Rekisterinpitäjänä voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä FDVhusetille eli tietojen käsittelijälle sähköpostia osoitteeseen Sinulla on oikeus saada vastaus ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 30 päivän kuluessa. 

Pääsy omiin tietoihin
Sinulla on oikeus saada jäljennös kaikista itseäsi koskevista tiedoista, joita käsittelemme.

Henkilötietojen oikaiseminen
Voit pyytää meitä oikaisemaan tai täydentämään itseäsi koskevia virheellisiä tai harhaanjohtavia tietoja.

Henkilötietojen poistaminen
Tietyissä tilanteissa voit pyytää meitä poistamaan itseäsi koskevia tietoja.

Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen
Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen
Kun käsittelemme henkilötietojasi tehtäviemme tai oikeutetun edun perusteella, sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Tietojen siirto
Kun tietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, voit pyytää meitä siirtämään henkilötietosi itsellesi tai toiselle rekisterinpitäjälle.

Luovuttaminen
Emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille.

Voit valittaa henkilötietojen käsittelystä
Toivomme, että kerrot meille, jos emme mielestäsi noudata tietosuoja-asetusta oikein. Ota yhteyttä osoitteeseen Sinulla on myös oikeus valittaa mahdollisista henkilötietojen käsittelyn epäkohdista. Valitus osoitetaan Tietosuojavaltuutetulle.

4. Evästeet

Evästeet (cookie) ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan tietokoneellesi vieraillessasi verkkosivustolla. FDVhuset käyttää evästeitä varmistaakseen FAMAC/DirekteInn-palvelujen toiminnan. Käsittelyn oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1 kohdan f alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on välttämätöntä oikeutetun etumme toteuttamiseksi. Oikeutettu etu on FAMAC/DirekteInn-palvelujen toiminnan varmistaminen.

Tietojen tallentaminen tai evästeistä saatujen tietojen käsittely ei ole sallittua, paitsi jos verkkosivuston käyttäjälle on tiedotettu asiasta ja hän on antanut suostumuksensa tietojen käsittelyyn. Norjan sähköisen viestinnän lain § 2-7b mukaan käyttäjälle on kerrottava, mitä tietoja käsitellään, mikä on tietojen käsittelyn tarkoitus ja kuka tietoja käsittelee, ja käyttäjän on antava suostumuksensa tietojen käsittelylle. Tämä tehdään käyttäjän selaimessa.

Käytössämme ovat seuraavat evästeet:

PHPSESSID
Käytetään pitämään käyttäjä sisäänkirjautuneena FAMACissa.
Kesto: Verkkoselaimen sulkemiseen asti.

rememberme
Käytetään tallentamaan sisäänkirjautumistiedot, joita verkkoselain voi käyttää automaattiseen sisäänkirjautumiseen FAMACiin (valinnainen, vaatii ”Muista minut” -valintaruudun valitsemisen sisäänkirjautumissivulla).
Kesto: 30 päivää.

switchedBuilding
Käytetään ponnahdusikkunan näyttämiseen, kun rakennusta vaihdetaan siivousmoduulissa.
Kesto: Yksi minuutti.

5. Mitä tietoja rekisteröimme, kun otat meihin yhteyttä?

Puhelin
Kun soitat meille, tallennamme puhelinkeskukseemme puhelinnumerosi, puhelun ajankohdan ja kuinka pitkään puhelu kesti. Lisäksi tiedot viimeisimmistä puheluista näkyvät työntekijöiden puhelimilla. Jos asiaa ei voida ratkaista puhelimitse, voimme tallentaa sen kirjallisena muistiinpanona Zendesk-asiakastukijärjestelmäämme voidaksemme vastata asiakkaan toiveisiin/kysymyksiin. Puheluja ei rekisteröidä systemaattisesti siten, että soittaja olisi tunnistettavissa. Käsittelyn oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1 kohdan f alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on välttämätöntä oikeutetun etumme toteuttamiseksi. Oikeutettu etu on puhelinjärjestelmän hallinta ja käyttö.

Sähköpostiosoite
Käytämme sähköpostiliikenteemme suojaamiseen TLS-salausta. Useimmat webmail-palvelut tukevat salausta, joten sähköpostiviestintä kanssamme on turvallista. Pyydämme kuitenkin, ettet lähetä arkaluontoisia henkilötietoja tai salaiseksi luokiteltavia tietoja sähköpostitse, koska emme voi taata, että sähköpostipalveluntarjoajasi tukee TLS-salausta. Skannaamme kaikki saapuvat ja lähtevät sähköpostiviestit virusten ja haittaohjelmien varalta. Käsittelyn oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1 kohdan f alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on välttämätöntä oikeutetun etumme toteuttamiseksi.

Viestien lähettäminen asiakaspalveluun FAMACin kautta
FAMAC-järjestelmässä on asiakaspalvelutoiminto, jonka kautta käyttäjä voi lähettää viestejä asiakaspalveluun. Tämä toiminto sijaitsee asiakastukisivun oikeassa alakulmassa. FAMACin kautta lähetetyt viestit tallennetaan Zendesk-asiakastukijärjestelmäämme. Viestit voidaan lähettää myös suoraan Zendeskiin sähköpostitse. Käsittelyn oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1 kohdan f alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on välttämätöntä oikeutetun etumme toteuttamiseksi.

6. Työntekijöitä ja työnhakijoita koskevat tiedot

Työntekijät
FDVhuset käsittelee työntekijöiden tietoja, kun niitä tarvitaan palkanmaksun ja työsuhteen hallintaan. Rekisteröimme palkan maksamiseen tarvittavia tietoja, joita ovat esimerkiksi perustiedot, palkkataso, työtunnit, veroprosentti, verotuskunta ja ammattiyhdistyksen jäsenyys. Muut työntekijöitä koskevat tiedot liittyvät kunkin henkilön työohjeisiin ja työn järjestämiseen. Käsittelyn oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1 kohdan b alakohta, jonka mukaan käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena.

Lisäksi rekisteröimme avainten hallintaan liittyviä tietoja ja IT-järjestelmän käyttöoikeuksien hallintaan liittyviä tietoja. Tiedot saadaan työntekijältä itseltään. Tietoja luovutetaan vain palkanmaksun yhteydessä ja muiden lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Henkilötietojen poistamisessa noudatetaan kirjanpito- ja arkistolakia. Nimeä, asemaa ja toimialuetta koskevia tietoja pidetään julkisina tietoina ja ne voidaan julkaista verkkosivustollamme. Kaikilla entisillä ja nykyisillä työntekijöillä on arkistojärjestelmässämme oma kansio, johon vain toimitusjohtajalla on pääsy. Muun muassa työhakemukset arkistoidaan/säilytetään tässä kansiossa. Henkilökohtainen kansio tyhjennetään työsuhteen päättyessä.

Työnhakijat
Jos haet työpaikkaa FDVhusetista, meidän on käsiteltävä henkilötietojasi voidaksemme käsitellä hakemuksesi. Käsittelyn oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1 kohdan b alakohta, jonka mukaan käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Jos hakemuksesi sisältää erityisiä henkilötietoryhmiä, käsittelyn oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 9. artiklan 2 kohdan b alakohta ja h alakohta.

Kaikki työhakemukset säilytetään toimitusjohtajan arkistointijärjestelmässä ja poistetaan, kun niille ei enää ole tarvetta.

7. Tietoturva ja tietojen käsittelijä FDVhusetissa

Sisäänkirjautuminen
FDVhusetin järjestelmissä on yleiset suojauslokit, jotka ovat turvallisuuspäällikön vastuulla. Lokeihin rekisteröidään se, miten työntekijät käyttävät järjestelmää. Käsittelyn oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1 kohdan f alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on välttämätöntä oikeutetun etumme toteuttamiseksi. Oikeutettu etu on IT-infrastruktuurin suojaaminen.

FDVhusetin käyttämät tietojen käsittelijät
FDVhuset AS sitoutuu varmistamaan, että tietojen käsittelijöinä toimivat alihankkijat noudattavat samoja sopimusvelvoitteita ja lainmukaisia velvoitteita. Olemme solmineet kaikkien alihankkijoiden kanssa tietojenkäsittelysopimukset.

Jos käytämme muita alihankkijoita tai henkilöitä, jotka eivät ole tavallisesti palveluksessamme, tästä on ilmoitettava rekisterinpitäjälle ennen henkilötietojen käsittelyn aloittamista. Jos rekisterinpitäjä vastustaa uuden käsittelijän käyttöä tai alihankkijan vaihtoa, osapuolilla on oikeus irtisanoa sopimus siitä päivästä alkaen, jolloin alihankkija aloittaa tietojen käsittelyn.

FDVhuset AS käyttää henkilötietojen käsittelyssä seuraavia alihankkijoita:

• Rocket Science Computer Services AS, Østerdalsgata 1 K, 0658 Oslo
  • Palvelimien ja yhteyksien käyttö ja kunnossapito
• DHO IT, Markveien 17A, 8402 Sortland
  • FAMAC-sovelluksen kehittäminen. Testaus.
• Zendesk Inc., 1019 Market Street, San Francisco, CA 94103, USA
  • Järjestelmän käyttäjien asiakastuki
• Copper Inc., 301 Howard Street #600, San Francisco, CA 94105, USA
  • Asiakkuudenhallinta, CRM
• Atlassian/JIRA, 1098 Harrison St, San Francisco, CA 94103 USA
  • FAMAC- ja DirekteInn-palvelujen kehittäminen
• Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043, USA
  • Sähköposti, asiakirjojen tallennus ja kalenteri