Selv i det mest oversiktlige system kan informasjonsmengden bli overveldende. Ved bruk av tagger kan du med et enkelt klikk sortere ut akkurat det du trenger.
FAMAC har de siste to årene benyttet tagger for å sortere ut akkurat den informasjonen du er ute etter.
– Det fungerer akkurat som i en nettavis. Det temaet du er interessert i får en tagg, og når du trykker på den sorteres utvalget til temaet taggen omfatter. I FAMAC vil bruk av en tagg gjøre at utvalget i venstremenyen tilpasser seg temaet du er interessert i, sier seniorrådgiver i FDVhuset Oddbjørn Sørensen.
Velger du for eksempel «Legionella» vil alle menypunkter som ikke er relevant for det temaet være filtrert vekk. På den måten unngår man en overflod av informasjon man ikke har behov for når for eksempel «Legionella» står på dagsorden.
– Men dette fordrer selvsagt at brukerne gjør en god jobb i både registreringen av innholdet og i taggingen. Dårlige inndata gir dårlige utdata, påpeker Sørensen.
Han anbefaler å bruke systemets predefinerte tagger. Disse er satt opp ut fra hvert regelverk/ hvert tilsyn.
– Så om du har gjort det du skal i FAMAC, og brukt rette taggen på innholdet, kan du med et enkelt klikk vise kontrolløren hvor flink du har vært til å ivareta for eksempel «El-tilsyn». Kort fortalt; har gjort det du skal, kan du enkelt briljere i møtet med offentlige tilsyn.
Det er bare de med rollen Byggeieradmin (systemadministrator) som kan forhåndsdefinere tagger i FAMAC. Når dette er gjort kan alle med tilstrekkelig rollerettighet benytte seg av disse taggene.
Det finnes to typer tagger:
IK-tagger for å styre hva som skal vises i de forskjellige IK-bøker. Disse opprettes automatisk hvis det på minst ett bygg er krysset av for IK-moduler. Velg Grunninnstillinger > Bygg > Handlingsknappen > Rediger. Velg så arkfanen Moduler. Eller du kan gjøre samme operasjon for flere bygg samtidig. Velg da Grunninnstillinger > Bygg og kryss av i venstre kolonne for de bygg du ønsker å redigere. Klikk så Behandle valgte og Rediger moduler.
Egne tagger som Byggeieradmin kan opprette i Grunninnstillinger > Tagger. Klikk knappen “Ny tagg”, skriv inn ditt navn på taggen og klikk lagre-knappen.
– Vår anbefaling er at man tenker nøye gjennom hvilke tagger man har behov for. Spørsmålet man bør stille er: Hvilken informasjon ønsker jeg på enklest mulige måte å finne tilbake til?
Et svar kan for eksempel være alt som angår innemiljø fordi vi ofte får spørsmål om hva vi gjør for å skape/ opprettholde et godt innemiljø for våre ansatte/brukere. I så fall oppretter man en tagg som egner seg for å hente opp informasjon om akkurat dette temaet.
Bruk av tagger
Tagger er tilgjengelig i følgende
menypunkter:
- Activities
- Avtaler
- Filarkiv (predefinert)
- Instrukser
- Risikoanalyser
- Systemer
- Tilsyn
Felles for alle menypunkter er at du ved oppretting og redigering kan velge en eller flere tagger. Velger du de forhånds-
definerte IK-tagger, vil du styre hva som vises i de forskjellige IK-bøker.
Søk/ filtrér tagger
Det er laget en felles måte å søke i tagger. I byggets venstremeny vil man som før se IK Brann, IK Elektro osv. Når man klikker på en av disse, vil byggets venstremeny begrenses til det som angår internkontroll, samtidig som at det enkelte menypunkt er ferdig filtrert til kun å vise forekomster av den valgte taggen.
På samme måte kan man fra byggets venstremeny velge en av de egendefinerte tagger for å filtrere venstremenyen slik at man kun ser det som inneholder den valgte taggen.