1. Sådan behandler FDVhuset AS personoplysninger

Personoplysninger er oplysninger, der kan knyttes direkte eller indirekte til dig som person, såsom navn, mobilnummer og e-mail-adresse. FDVhuset beskytter dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende love og regler som databehandler.

Ved at få adgang til, hente oplysninger fra og/eller bruge tilknyttede tjenester i vores systemer giver du dit samtykke til vores databeskyttelseserklæring.

FDVhuset overholder norsk databeskyttelseslovgivning, og både løsninger og lagring udføres på en måde, der opfylder strenge sikkerhedskrav. Vi overholder lovgivningens krav til GDPR som fastsat i EU-krav (EU) nr. 2016/679.

2. Hvilke data registrerer vi om dig?

FDVhuset indsamler kun oplysninger, som den dataansvarlige selv registrerer ved hjælp af vores tjenester. Når den dataansvarlige opretter en bruger i systemet, registreres blandt andet kontaktoplysninger. Dette kan f.eks. være navn, bopæl, telefonnummer, e-mailadresse, fagområde, foto og hvilken rolle du har i din organisation.

I vores lejemodul kan den dataansvarlige registrere lejere og knytte dem til lejekontrakter. For lejere kan der blive registreret oplysninger som navn, e-mail, fødselsdato, personnummer, adresse, fakturaadresse, telefonnummer, faktura-mail, værge, information i henhold til § 11, selskabstilknytning, særlige ønsker og behov.

Disse oplysninger lagres i vores database for at levere eller sikre levering af den service, der bestilles af vores kunder. Det registreres også i logdata globalt i løsningen, hvor formålet er at sikre datasikkerhed og dataintegritet. Oplysningerne inkluderer brugerinformation og ændringstidspunkt.

Vi gemmer også oplysninger, når du kontakter os, for eksempel når du sender en e-mail eller besked til kundecentret, så vi kan besvare dine spørgsmål.

3. Dine rettigheder

Som dataansvarlig kan du udøve dine rettigheder ved at sende en e-mail til os som databehandler til . Du har ret til et svar uden unødig forsinkelse og senest inden for 30 dage. 

Adgang til egne oplysninger
Du kan anmode om en kopi af alle de oplysninger, vi behandler om dig.

Rettelse af personoplysninger
Du kan bede os om at rette eller supplere oplysninger, der er forkerte eller vildledende.

Sletning af personoplysninger
I visse situationer kan du bede os om at slette oplysninger om dig selv.

Begrænsning af behandling af personoplysninger
I nogle situationer kan du også bede os om at begrænse behandlingen af oplysninger om dig.

Protester mod behandling af personoplysninger
Hvis vi behandler oplysninger om dig på baggrund af vores opgaver eller på baggrund af en interesseafvejning, har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af oplysninger om dig.

Dataportabilitet
Hvis vi behandler oplysninger om dig på baggrund af samtykke eller en kontrakt, kan du bede os om at overføre oplysninger om dig til dig eller til en anden dataansvarlig.

Deling
Vi deler ikke dine personoplysninger med andre.

Du kan klage over vores behandling af personoplysninger
Vi håber, at du siger fra, hvis du mener, at vi ikke overholder reglerne i persondataloven. Kontakt . Du kan også klage over vores behandling af personoplysninger. Dette kan du gøre til Datatilsynet.

4. Cookies

Cookies er små tekstfiler, der placeres på din computer, når du indlæser et websted. FDVhuset bruger cookies for at forskellige tjenester i FAMAC/DirekteInn kan fungere. Grundlaget for behandling af dette er databeskyttelsesforordningen artikel 6 nr.1 f), som giver os mulighed for at behandle oplysninger, der er nødvendige for at beskytte en legitim interesse, der opvejer hensynet til den enkeltes privatliv. Den legitime interesse er at få tjenester i FAMAC/DirekteInn til at fungere.

Opbevaring af information og behandling af information fra cookies er ikke tilladt, medmindre brugeren af hjemmesiden både er blevet informeret om og har givet samtykke til behandlingen. Brugeren skal informeres om og godkende, hvilke oplysninger der behandles, hvad formålet med behandlingen er, og hvem der behandler oplysningerne, jf.§ 2-7b den norske lov om elektronisk kommunikation. Dette gøres i brugerens browser.

Vi bruger følgende cookies:

PHPSESSID
Bruges til at holde brugerne logget ind på FAMAC.
Varighed: Varer indtil browsersessionen slutter.

rememberme
Bruges til at gemme loginoplysninger, som browseren automatisk kan bruge til at logge ind på FAMAC automatisk (valgfrit gennem afkrydsningsfeltet "Husk mig" på loginskærmen).
Varighed: Varer i 30 dage.

switchedBuilding
Bruges til at vise pop op-vinduer, når der skiftes bygninger i rengøringsmodulet.
Varighed: Varer i et minut.

5. Hvad registreres, når du kontakter os?

Telefonnummer
Når du ringer til os, gemmes dit telefonnummer sammen med oplysninger om, hvornår du ringede, og hvor længe opkaldet varede i vores telefoncentral. Derudover har medarbejderne et overblik over de seneste opkald på deres telefoner. Hvis en sag ikke kan løses ved hjælp af et telefonopkald, kan der skrives en note, der journalføres i vores supportsystem, Zendesk, for at kunne følge op på kundens ønsker/udfordringer. Der foretages ingen anden systematisk registrering af telefonopkald, hvor opkald kan identificeres. Grundlaget for behandling af dette er artikel 6 nr. 1 f) i den norske databeskyttelsesforordning, som giver os mulighed for at behandle oplysninger, der er nødvendige for at beskytte en legitim interesse, der opvejer hensynet til den enkeltes privatliv. Den legitime interesse er at administrere og betjene telefonsystemet.

E-mail
Vi bruger TLS-kryptering til at sikre vores e-mailkommunikation. De fleste webmailtjenester understøtter dette, og din e-mailkommunikation med os bliver derefter sikret. Vi beder dog om, at du ikke sender følsomme personoplysninger eller beskyttelsesværdige oplysninger via e-mail, da vi ikke kan garantere, at din e-mailudbyder understøtter TLS. Vi scanner alle indgående og udgående e-mails for vira og malware. Grundlaget for behandling af dette er artikel 6 nr.1 f) i den norske databeskyttelseslovgivning, som giver os mulighed for at behandle oplysninger, der er nødvendige for at beskytte en legitim interesse, der opvejer hensynet til den enkeltes privatliv.

Besked via kundeservice i FAMAC
Vi har en kundeservicefunktion inde i FamacWeb-systemet, hvor du kan sende en besked til supporten. Dette kan findes på siden med kundesupport nederst til højre. Beskeder, der sendes via FamacWeb, gemmes i vores supportsystem, Zendesk. Der kan også sendes mails direkte til Zendesk. Grundlaget for behandling af dette er artikel 6 nr.1 f) i den norske databeskyttelseslovgivning, som giver os mulighed for at behandle oplysninger, der er nødvendige for at beskytte en legitim interesse, der opvejer hensynet til den enkeltes privatliv.

6. Oplysninger om medarbejdere og jobsøgende

Medarbejdere
FDVhuset behandler oplysninger om medarbejdere til at styre lønninger og arbejdsvilkår. Nødvendige oplysninger registreres til betaling af løn, såsom grundlæggende data, lønniveau, tidsregistrering, skatteprocent, skattekommune og fagforeningstilknytning. Andre oplysninger om medarbejdere er relateret til personens arbejdsinstruktioner og facilitering af personens arbejde. Grundlaget for behandling af dette er artikel 6 nr.1 b) i databeskyttelsesforordningen. Behandlingen er nødvendig for at opfylde en aftale, den registrerede er part i.

Derudover registreres oplysninger i forbindelse med nøgleadministration og information om adgangskontrol i it-systemet. Oplysningerne hentes fra medarbejderne selv. Oplysningerne videregives kun i forbindelse med lønudbetalinger og andre lovpligtige oplysninger. Sletningsrutiner for personoplysninger følger den norske regnskabs- og arkivlovgivning. Oplysninger om navn, stilling og arbejdsområde betragtes som offentlige oplysninger og kan offentliggøres på vores websteder. Alle tidligere og nuværende medarbejdere har en personalefil i vores arkivsystem, som kun den daglige leder har adgang til. Her arkiveres/opbevares blandt andet jobansøgningen. Personalemapper ryddes ved afslutningen af ansættelsesforholdet.

Jobsøgende
Hvis du ansøger om et job hos FDVhuset, skal vi behandle oplysninger om dig for at vurdere din ansøgning. Grundlaget for behandling af dette er artikel 6 nr. 1 b) databeskyttelsesforordningen. Behandlingen nødvendig for at opfylde en aftale, den registrerede er part i, eller til at gennemføre foranstaltninger efter den registreredes anmodning, inden der indgås en aftale. Hvis din ansøgning indeholder særlige kategorier af personoplysninger, er vores grundlag for behandlingen artikel 9 nr. 2 b) og h) i databeskyttelsesforordningen.

Alle jobansøgninger gemmes i den daglige leders arkivsystem og makuleres, når disse ikke længere er relevante.

7. Informationssikkerhed og databehandlere i FDVhuset

Logføring
FDVhuset har generelle sikkerhedslogfiler i systemerne, og sikkerhedschefen er delegeret ansvaret for dette. Det er medarbejdernes brug af systemet, der er registreret her. Grundlaget for behandling af dette er artikel 6 nr.f) i databeskyttelsesforordningen, som giver os mulighed for at behandle oplysninger, der er nødvendige for at beskytte en legitim interesse, der opvejer hensynet til den enkeltes privatliv. Den legitime interesse er at sikre myndighedens IKT-infrastruktur.

FDVhusets brug af databehandlere
FDVhuset AS forpligter sig til at sikre, at underleverandører overholder de samme kontraktlige og juridiske forpligtelser som databehandlere. Vi har indgået databehandleraftaler med alle vores underleverandører.

Hvis vi bruger underleverandører eller andre, der normalt ikke er ansat hos os, skal dette informeres til den dataansvarlige, før behandlingen af personoplysninger påbegyndes. Hvis den dataansvarlige modsætter sig en ny anvendelse eller ændring af underentreprenør, har parterne ret til at opsige aftalen med virkning fra datoen for påbegyndelsen af behandlingen hos underleverandøren.

FDVhuset AS bruger følgende underleverandører til behandling af personoplysninger:

• Rocket Science Computer Services AS, Østerdalsgata 1 K, 0658 Oslo
  • Drift og vedligeholdelse af servere og linjer
• DHO IT, Markveien 17A, 8402 Sortland
  • Udvikling af FAMAC-appen. Test.
• Zendesk Inc., 1019 Market Street, San Francisco, CA 94103, USA
  • Kundestøtte til systemets brugere
• Copper Inc., 301 Howard Street #600, San Francisco, CA 94105, USA
  • Kundeopfølgning, CRM
• Atlassian/JIRA, 1098 Harrison St, San Francisco, CA 94103 USA
  • Udvikling af FAMAC og DirekteInn
• Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043, USA
  • Email, dokumentlagring og kalender